1. Определите содержание и границы программы
Опишите, кому адресован ретрит, какой опыт нужен участникам и что они будут делать в течение дня. Вместо общего обещания перемен дайте понятную последовательность: занятия, обсуждения, самостоятельная работа и отдых. Укажите обязательные части, доступный выбор и правила выхода из отдельных практик.
Составьте предварительное расписание с запасом времени. Участникам нужно не только переходить от занятия к занятию, но и принимать душ, переодеваться, есть, общаться или оставаться одним. Если всё время занято, любая задержка начинает сдвигать весь день. Уточните число ведущих и их обязанности отдельно от числа участников.
До анонса обсудите с хозяевами содержание программы, звуковое сопровождение и использование помещений. В «1034» важен спокойный ритм, с 21:00 до 06:00 действует тишина. Усиленная музыка, крики и громкое пение не подходят условиям площадки.
2. Проверьте вместимость по сну и по занятиям
Количество кроватей и количество мест в зале — два разных ограничения. Для «1034» подтверждены восемь спальных мест участников. В зале восемь участников и преподаватель помещаются впритык. Если в вашей практике нужны широкие движения, пары или дополнительный инвентарь, это нужно проверить отдельно до объявления состава группы.
Запросите конкретную схему расселения. Категории тарифов нельзя просто сложить или считать, что все участники смогут занять самые дешёвые места. Уточните общие спальные места, раздельные места, приватность и возможных соседей. Передайте участникам именно согласованный вариант.
Ведущий размещается отдельно: в «1034» обсуждаются общий зал барнхауса, палатка или палатка в куполе у реки. Это не дополнительные места для увеличения группы. Если выбран зал, продумайте вместе с хозяевами переход от ночлега к утренней практике. Стоимость проживания и питания ведущего подтвердите отдельно.
3. Соберите смету без скрытых строк
Начните с проживания по согласованной раскладке и количеству суток. Тарифы «1034» — 750, 1 000 и 1 500 ₽ с человека в сутки в зависимости от категории места. Питание с поваром — 3 000 ₽ с человека в сутки за три приёма пищи. Организационный сбор — 2 000 ₽ с группы в сутки; он не заменяет оплату проживания ведущего.
Отдельно добавьте подтверждённые занятия и договорённости о дороге. Йога с преподавателем площадки стоит 3 000 ₽ с группы за занятие, мастер-класс — 3 000 ₽ с группы. Их содержание, продолжительность и включённые материалы требуют согласования. Не обещайте участникам дополнительные активности только потому, что они упоминались в старом анонсе.
Возвратный залог 3 000 ₽ с человека укажите отдельно от стоимости услуг. Для «1034» обозначен возврат в течение 24 часов после выезда; возможные удержания нужно согласовать заранее. Затем зафиксируйте предоплату, окончательный расчёт, перенос и отмену. Полной сметой становится только расчёт, в котором понятны все участники, услуги и обязанности сторон.
4. Передайте группе подробности до оплаты
Подготовьте короткую памятку с программой, расселением, питанием, правилами и дорогой. О «1034» важно прямо написать: общий уличный туалет, уличный душ и горячий душ в общем доме, отсутствие Wi-Fi и магазинов в пешей доступности. На территории свободно перемещаются две крупные собаки. Кухня без мяса, алкоголь и табак запрещены.
Согласуйте время еды с поваром и передайте важные пожелания по меню. Не собирайте в общей анкете лишние личные сведения: бытовые ограничения можно обсудить напрямую с ответственным человеком. Если участник спрашивает об условии, которого вы не знаете, сначала получите ответ площадки, затем отвечайте группе.
Для дороги можно рассматривать самолёт до Минеральных Вод, поезд до Невинномысска или личный автомобиль. Подтвердите дальнейший маршрут, место встречи, точку въезда и контакт в день заезда. Время в пути и трансфер не обещайте без согласованного маршрута. Билеты участники покупают с учётом уже подтверждённых дат.
5. Подтвердите заезд и распределите ответственность
До начала набора полезно понимать процедуру закрепления дат. Заявка в «1034» сама по себе не является бронью: хозяева должны проверить возможность заезда и отдельно подтвердить согласованные условия. Сохраните итоговые договорённости о программе, составе, стоимости, оплате и отмене.
Назначьте контакт со стороны группы и обсудите, к кому участники обращаются по программе, быту и дороге. Перед выездом повторно проверьте количество гостей, расселение, меню и время прибытия. Сообщите хозяевам о существенных изменениях, чтобы они не обнаружились при встрече.
На месте начните с знакомства с пространством и инструктажа хозяев. Оставляйте в расписании время для бытовых вопросов. Перед выездом согласуйте передачу помещений и вещей, порядок окончательного расчёта и возврата залога. Такой порядок освобождает внимание для самой программы и помогает завершить поездку спокойно.